GDPR

Hur behandlar Kunskapsljuset dina personuppgifter?

Inledning

De elever som finns i skolans verksamheter registreras i de digitala system som vi använder dagligen. Dessa digitala system har den nödvändiga säkerhet som behövs för att skydda dina personuppgifter från att någon obehörig kommer åt dem. Endast de personer inom respektive avdelningen som behöver åtkomst till personuppgifter kommer åt dessa.

I skolans verksamhet kan personalen använda ljud, film och bilder både digitalt och i tryckt format i det pedagogiska arbetet (t.ex. inspelning av podcast, musik eller filmsekvenser som t.ex. ett grupparbete). Dokumentation kan även ske vid olika experiment och laborationer som sedan publiceras exempelvis i elevpresentationer och internt där bild, ljud och film kan synas. Det är viktigt för verksamheten i skolan att få använda sig av bilder, film och ljudupptagning i det dagliga arbetet.

Vi behöver därför vårdnadshavares samtycke att eleven får vara med på bild, film och ljudupptagning både digitalt och i tryckt format tagna på eleven inom den dagliga verksamheten i skolan. Dokumentationen registreras och tas bort efter sex månader. Samtycket är giltigt under hela elevens skoltid i Skolan Kunskapsljuset.

Vilken laglig grund har Kunskapsljuset för personuppgiftsbehandlingen om du är elev hos oss?

Nödvändigt för att utföra en uppgift av allmänt intresse

Vissa personuppgifter behöver vi behandla för att kunna bedriva skola. Dessa är ditt namn, personnummer, dina betyg, dokumentation kring din kunskapsutveckling, dokumentation kring vissa utredningar vi enligt skollagen är skyldiga att genomföra, närvaronoteringar, dokumentation kring grupptillhörighet, språkval, modersmål, studiehandledning på modersmålet samt hälsodata. Vidare kommer vi under vissa förutsättningar även behandla orosanmälningar till socialtjänst.

Skolan använder vid vissa tillfällen app:ar i undervisningen. Dessa app:ar används oftast på elevdatorerna och på surfplattor. Skolan har en process för att undersöka app:arna innan de används. Processen säkerställer att apparna dels är pedagogiskt värdefulla och dels att apparna behandlar dina personuppgifter på ett korrekt sätt. Vi tecknar så kallade personuppgiftsbiträdesavtal med alla företag som tillhandahåller appar som används i undervisnings- eller utredningssyfte.

Samtycke

Vi behöver därför vårdnadshavares samtycke att eleven får vara med på bild, film och ljudupptagning både digitalt och i tryckt format tagna på eleven inom den dagliga verksamheten i skolan. Dokumentationen registreras och tas bort efter sex månader. Samtycket är giltigt under hela elevens skoltid i Skolan Kunskapsljuset.

Vilken laglig grund har Kunskapsljuset för personuppgiftsbehandlingen om du inte är elev?

Om du inte är elev på en Kunskapsljuset men ansöker till oss kommer dina personuppgifter behandlas i vårt antagningssystem.

Genom att ansöka samtycker du alternativt dina vårdnadshavare till att vi behandlar de nödvändiga personuppgifterna för detta ändamål. De personuppgifter vi behandlar är namn, e-postadress, personnummer, telefonnummer, kön, hälsodata, och adress.

I de fall du varit inskriven elev, kommer vi att fortsatt behandla vissa personuppgifter om dig även efter din studietid. Dessa personuppgifter begränsas till ditt namn, vilken skola du varit inskriven på och dina betyg. Alla andra personuppgifter kommer vi att radera inom 6 månader efter din sista skoldag oavsett när på året du slutar.

Personuppgifter inom elevhälsan

Inom ramen för elevhälsans arbete registrerar Kunskapsljuset vissa känsliga personuppgifter. Dessa kan vara hälsotillstånd, till exempel diagnoser eller andra liknande tillstånd. Dessa uppgifter är särskilt nödvändiga för att vi ska kunna ge dig rätt stöd vid behov.

Kunskapsljuset kan också behandla psykologiska utredningar, förutsatt att dessa utredningar är särskilt nödvändiga att känna till för att ge dig rätt typ av stöd.

Kunskapsljuset samarbetar med psykologipartners för att utföra utredningar.

Fotografering

Är det okej för föräldrar och andra anhöriga att fotografera barnen i skolan? Vad ska man tänka på innan man lägger upp sådana bilder på internet?

Om föräldrar tar bilder för att använda i privata album eller för att spara ner på egen dator går det bra. Då gäller inte reglerna i dataskyddsförordningen (GDPR).

Men om du som förälder skall sprida bilderna till en större krets, exempelvis genom publicering på nätet, så måste du följa GDPR. Då behöver du göra en avvägning mellan ditt intresse av att sprida bilderna och av barnens intresse av att inte bli exponerade. Vad som avgör vilket intresse som väger tyngst beror bland annat på bilden, hur den sprids och i vilket sammanhang.

Vissa barn eller föräldrar kan ha skyddad identitet, då ska bilderna inte spridas. Därför är det viktigt att respektera om vi har några regler kring fotografering.

Personuppgifter om barn anses särskilt skyddsvärda i GDPR. Barn kan ha svårare att förutse riskerna med att lämna ifrån sig uppgifter och att förstå vilken rätt till skydd av sina uppgifter som de har.

Kommer Kunskapsljuset behandla dina personuppgifter till något annat?

Kunskapsljuset kommer endast, utan undantag, att behandla dina personuppgifter för de ändamål och den lagliga grund de registreras för.

I de fall vi önskar behandla dina personuppgifter för något annat ändamål, kommer vi utan undantag att be om ditt frivilliga och informerade samtycke till detta. Detta samtycke kan återkallas närsomhelst.

När känsliga personuppgifter får behandlas

Det är som huvudregel förbjudet att behandla känsliga personuppgifter men dataskyddsförordningen innehåller ett flertal undantag. För att få behandla personuppgifter måste det finnas ett tillämpligt undantag.

Enligt dataskyddsförordningen får känsliga personuppgifter behandlas bland annat om

  • behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse som
  • grundar sig i unionsrätten eller nationell rätt och
  • står i proportion till det eftersträvade syftet
  • samt innehåller lämpliga skyddsåtgärder.


Nationella bestämmelser om behandling av känsliga personuppgifter har införts i bland annat dataskyddslagen och skollagen.

Kunskapsljuset får enligt skollagen behandla känsliga personuppgifter på motsvarande sätt.

Det är förbjudet att utföra sökningar i syfte att få fram urval av personer grundat på känsliga personuppgifter.

Kunskapsljuset personuppgiftsansvarig ansvarar för att alltid se till att den aktuella behandlingen av känsliga personuppgifter är nödvändig för ett viktigt allmänt intresse.

Det här gäller allmänt för känsliga personuppgifter

Vem som får tillgång till dina personuppgifter

Dina personuppgifter behandlas av skoladministratören på skolan, samt av IT-avdelningen som tillhandahåller utveckling samt support av våra system.

Personuppgiftsansvarig är:

Skolan Kunskapsljuset- Föreningen Al Norr

organisationsnummer 820520-2318

Hagebygatan 180, 60362 Norrköping

gdpr@kunskapsljuset.se

Om du är vårdnadshavare

Vem ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter

Kunskapsljuset är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter, se nedan för kontaktuppgifter.

Vilka personuppgifter behandlar vi om dig

Vi behandlar de personuppgifter som du lämnar till oss, uppgifter omfattar namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress.

Varför vi behandlar dina personuppgifter

Vi baserar vår behandling på två rättsliga grunder, nämligen på en intresseavvägning samt samtycke.

För följande ändamål behandlar vi personuppgifter med stöd av en intresseavvägning:

För att kunna komma i kontakt med dig om ditt barns skolgång och ge dig den information du enligt skollagen har rätt att få, behöver vi behandla dina personuppgifter.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke:

Du är inte skyldig att tillhandahålla personuppgifterna. Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss har vi inte möjlighet att registrera ditt barn

Vem som får tillgång till dina personuppgifter

Dina personuppgifter delas med Skol administratör och dataskyddsombud som behandlar personuppgifter

Hur länge vi behandlar och sparar dina personuppgifter

personuppgifter registreras och tas bort efter sex månader. Samtycket är giltigt under hela elevens skoltid i Skolan Kunskapsljuset

Personuppgiftsansvarig är:

Skolan Kunskapsljuset- Föreningen Al Norr

organisationsnummer 820520-2318

Hagebygatan 180, 60362 Norrköping

dpo@kunskapsljuset.se

Personuppgifter om du söker jobb

Vem som ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter

Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter, se nedan för kontaktuppgifter.

Vilka personuppgifter vi behandlar om dig

Vi behandlar de personuppgifter som du lämnar till oss i dina ansökningshandlingar. Sådana uppgifter omfattar namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, eventuell bild, utbildning, utbildningsbetyg, arbetsbetyg och yrkeserfarenhet, polisbelastning register vid anställning, och andra uppgifter du lämnar om dig själv i din ansökan.

Varför vi behandlar dina personuppgifter

Vi baserar vår behandling på tre rättsliga grunder, nämligen (i) för att fullgöra våra skyldigheter och iaktta våra rättigheter inom arbetsrätten, (ii) på en intresseavvägning (vi har vägt vårt intresse av att använda uppgifterna mot ditt integritetsintresse), och (iii) samtycke.

För följande ändamål behandlar vi personuppgifter för att fullgöra våra skyldigheter och iaktta våra/dina rättigheter inom arbetsrätten:

Om vi skulle bli föremål för anspråk enligt diskrimineringslagen behandlar vi dina personuppgifter för att kunna tillvarata våra rättigheter.

För följande ändamål behandlar vi personuppgifter med stöd av en intresseavvägning:

För att bedöma och överväga olika kandidater utifrån erfarenheter, meriter och studieresultat. För att administrera kallelse och bokning av tid för intervju(-er). För att samla in och granska ditt CV, personliga brev, betyg och examensbevis. Vår bedömning är att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter för att Kunskapsskolan ska kunna rekrytera nya medarbetare till vår verksamhet.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke: För att genomföra rekryteringstester som utgör en del av rekryteringsförfarandet. För att spara dina uppgifter i en kandidatpool för framtida anställningar som kan passa dig. Tillhandahållandet av dina personuppgifter är inte ett lagstadgat eller avtalsenligt krav.

Du är inte skyldig att tillhandahålla personuppgifterna. Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss har vi inte möjlighet att uppfylla våra åtaganden gentemot dig och genomföra rekryteringsprocessen.

Vem som får tillgång till dina personuppgifter

Dina personuppgifter delas med skolledning, och skoladministratör.

Hur länge vi behandlar och sparar dina personuppgifter

I den del vår behandling grundar sig på en intresseavvägning behandlar vi som huvudregel inte dina personuppgifter efter att rekryteringsförfarandet är över. Vi behöver behandla dina personuppgifter efter att du deltagit i en rekryteringsprocess för att tillvarata våra rättigheter enligt diskrimineringslagen. Vi sparar därför uppgifterna i ansökningshandlingarna i ett (1) år efter att ansökningsförfarandet är slut. Samtycker du till fortsatt behandling av dina personuppgifter för framtida rekryteringsmöjligheter kommer vi att behandla dina uppgifter för detta ändamål till dess att du återkallar ditt samtycke eller ändamålet upphört. 

Personuppgiftsansvarig är:

Skolan Kunskapsljuset- Föreningen Al Norr

organisationsnummer 820520-2318

Hagebygatan 180, 60362 Norrköping

dpo@kunskapsljuset.se

Leverantörer

Personuppgifter hos leverantörer 

Kunskapsljuset är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter, se nedan för kontaktuppgifter.

Vilka uppgifter vi behandlar om dig

Vi samlar in dina personuppgifter, såsom namn, telefonnummer och e-postadress, från din arbetsgivare.

Varför vi behandlar dina personuppgifter

För dig som anställd eller uppdragstagare hos leverantör

Dina personuppgifter som anställd eller uppdragstagare hos en leverantör till oss behandlas i enlighet med avtalet med leverantören för ändamålen fakturahantering, betalning och administration av avtalsförhållandet, hantering av leveranser samt kontakt och kommunikation. Då dina personuppgifter som anställd eller uppdragstagare hos leverantör behandlas gör vi detta med stöd av en intresseavvägning. Vårt berättigade intresse är att kunna administrera avtal och fullgöra våra skyldigheter gentemot våra leverantörer (din arbetsgivare eller uppdragsgivare).

I tillämpliga fall behandlar vi personuppgifter om dig som är anställd eller uppdragstagare hos leverantör för bokföringsändamål, exempelvis avseende fakturering eller betalning av era tjänster eller produkter. Denna behandling utför vi med stöd av rättsliga förpliktelser enligt bokföringslagen.

Om du är en enskild näringsidkare

Om du lämnar dina personuppgifter till oss som enskild näringsidkare behandlar vi dina personuppgifter eftersom det är nödvändigt för att fullgöra vårt avtal eller att vidta åtgärder som du begär innan ett avtal ingås. Vi behandlar också uppgifterna för att kunna administrera avtalet, ha löpande kontakt med dig samt för att kunna beställa och använda ditt företagstjänster.

Det är inte ett krav att lämna dina personuppgifter till oss. Om du inte lämnar dina personuppgifter kommer vi varken kunna ingå avtal, fullgöra vårt avtal, eller administrera avtalsförhållandet med dig.

Vem som får tillgång till dina personuppgifter

Vi lämnar ut personuppgifter, om nödvändigt, till andra bolag inom den koncern som Kunskapsskolan tillhör. Dina personuppgifter delas med aktörer som behandlar personuppgifter för vår räkning, s.k. personuppgiftsbiträden.

Vi lämnar ut dina personuppgifter till:

IT- och systemleverantörer som tillhandahåller utveckling samt support för våra system och molntjänster.

Dina personuppgifter lämnas även ut till följande aktörer som själva är personuppgiftsansvariga för sin behandling av dina personuppgifter:

Myndigheter, om ett sådant utlämnande föreskrivs enligt lag

Hur länge vi behandlar och sparar dina personuppgifter

Personuppgifter som vi behandlar i syfte att fullgöra vårt avtal med dig/den leverantör du är anställd eller uppdragstagare hos behandlas som utgångspunkt under den tid det är nödvändigt för att vi ska kunna administrera avtalsförhållandet, utöva våra rättigheter och fullgöra våra åtaganden i förhållande till dig/den leverantör du är anställd eller uppdragstagare hos.

Upphör din anställning eller ditt uppdrag hos leverantören eller gentemot oss avslutar vi vår behandling av dina personuppgifter så snart vi fått sådan information från leverantören.

Eventuella uppgifter som rör betalning och där behandling krävs enligt bokföringslagen behandlas i sju (7) år enligt bokföringslagen. Inaktiva avtal som innehåller dina personuppgifter sparas i tio (10) år på grund av preskriptionstiden i preskriptionslagen.

Överföring av personuppgifter till tredje land

Vi och våra leverantörer och samarbetspartners behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES föreligger antingen ett beslut från kommissionen om att tredjelandet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder som säkerställer att dina rättigheter skyddas.

Personuppgiftsansvarig är:

Skolan Kunskapsljuset- Föreningen Al Norr

organisationsnummer 820520-2318

Hagebygatan 180, 60362 Norrköping

dpo@kunskapsljuset.se

E-post

Personuppgifter rörande anställda eller uppdragstagare hos leverantörer

Kunskapsljuset är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter, se nedan för kontaktuppgifter.

Vilka uppgifter vi behandlar om dig

Vi samlar in dina personuppgifter som du själv delger oss i e-postmeddelandet, såsom namn, telefonnummer och e-postadress.

Varför vi behandlar dina personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna läsa ditt e-post, men även för att i förekommande fall svara alternativt att behandla din fråga eller fundering.

Vem som får tillgång till dina personuppgifter

Vi lämnar ut personuppgifter till:

Om nödvändigt, andra bolag inom den koncern som skolan tillhör.

Vi lämnar ut dina personuppgifter till:

IT- och systemleverantörer som tillhandahåller utveckling samt support för våra system och molntjänster.

Dina personuppgifter lämnas även ut till följande aktörer som själva är personuppgiftsansvariga för sin behandling av dina personuppgifter:

Myndigheter, om ett sådant utlämnande föreskrivs enligt lag

Hur länge vi behandlar och sparar dina personuppgifter

Personuppgifter som vi behandlar i e-postmeddelanden raderas frekvent, om inte uppgiften behövs för kopplat till andra i denna integritetspolicy beskrivna ändamål. I dessa fall behandlas personuppgifter i förhållande till det krav som anges i dessa delar.

Överföring av personuppgifter till tredje land

Vi och våra leverantörer och samarbetspartners behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES föreligger antingen ett beslut från kommissionen om att tredjelandet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder som säkerställer att dina rättigheter skyddas.

Personuppgiftsansvarig är:

Skolan Kunskapsljuset- Föreningen Al Norr

organisationsnummer 820520-2318

Hagebygatan 180, 60362 Norrköping

dpo@kunskapsljuset.se

Dina rättigheter

Rätten till tillgång 

Du som är resigterad har möjlighet att kontakta skolan för att få en bekräftelse på om dina personuppgifter behandlas och om så görs har du rätt att få tillgång till dessa uppgifter.

Rätten till rättelse 

Om du som registrerad upptäcker att skolans uppgifter om dig är fel har du rätt att kontakta oss och begära att vi rättar till dessa uppgifter. 

Rätten till radering

Vill du inte att vi använder dina uppgifter har du rätt att begära att vi raderar dina uppgifter.

Rätten att invända mot behandling

Om vi behandlar dina personuppgifter på ett sätt som inte stämmer med samtycket har du möjlighet att när som helst göra en invändning mot vår behandling av dessa uppgifter och skolan måste rätta sig efter din invändning.

Rätten att återkalla ditt samtycke

Man kan när som helst dra tillbaka att samtycke. För att göra det skall man kontakta oss och man får en bekräftelse på att detta gjorts

Rätten att lämna klagomål till Datainspektionen

Du har rätt att lämna klagomål till Dataskyddsinspektionen (DPA) om man anser att behandlingen av personuppgifterna i samtycket strider mot dataskyddsförordningen. Mer information kring hur man gör det finns på www.datainspektionen.se/vagledningar/for-dig-som-privatperson/klagomal-och-tips/

Du har Behandling för annat ändamål

Skolan Kunskapsljuset kommer inte använda samtycket till något annat ändamål än det som samtycket säger

Personuppgiftsansvarig är:

Skolan Kunskapsljuset- Föreningen Al Norr

organisationsnummer 820520-2318

Hagebygatan 180, 60362 Norrköping

dpo@kunskapsljuset.se